1. Definition
Die Spesenabrechnung ist die Erfassung und Abrechnung aller Kosten, die einem Mitarbeiter während einer Dienstreise entstehen. Dazu gehören Verpflegung, Übernachtung, Transport und weitere geschäftliche Ausgaben. Unternehmen erstatten diese Kosten gemäß ihrer Reiserichtlinien und gesetzlichen Vorgaben.
2. Wichtige Bestandteile einer Spesenabrechnung
Eine vollständige Spesenabrechnung enthält in der Regel:
✅ Reisedatum und -dauer
✅ Art der Kosten (z. B. Hotel, Verpflegung, Transport)
✅ Belege und Rechnungen
✅ Kilometerpauschale (falls eigenes Fahrzeug genutzt)
✅ Steuerliche Berücksichtigung
3. Gesetzliche Regelungen in Deutschland
In Deutschland gibt es bestimmte Pauschalen und steuerliche Vorgaben für die Spesenabrechnung:
- Verpflegungspauschale:
- 14 € (ab 8 Stunden)
- 28 € (ab 24 Stunden)
- Übernachtungspauschale: Je nach Land unterschiedlich
- Kilometerpauschale: 0,30 € pro Kilometer für Pkw
4. Häufige Fehler bei der Spesenabrechnung
❌ Fehlende oder ungültige Belege
❌ Nicht berücksichtigte Pauschalen
❌ Fristversäumung für die Einreichung
❌ Falsche Berechnung der Kilometerpauschale
5. Tipps für eine effiziente Spesenabrechnung
💡 Digitale Tools nutzen: Viele Unternehmen setzen auf digitale Spesenmanagement-Systeme wie SAP Concur oder Expensify.
💡 Belege sofort erfassen: Direkt nach der Ausgabe einscannen oder abfotografieren.
💡 Unternehmensrichtlinien beachten: Jedes Unternehmen hat eigene Regeln für die Kostenerstattung.
6. Weiterführende Themen
📌 Verpflegungsmehraufwand
📌 Kilometerpauschale
📌 Kilometerpauschalen-Rechner
📌 Reisekostenabrechnung