Reiserichtlinien sind unternehmensinterne Vorgaben, die den Ablauf, die Buchung, die Abrechnung und das Verhalten auf Dienstreisen regeln. Sie dienen der Kostenkontrolle, der Compliance sowie der Transparenz und Gleichbehandlung aller Mitarbeitenden, die geschäftlich reisen.
Ziel und Nutzen
Eine klar definierte Reiserichtlinie hilft, Dienstreisen effizient und regelkonform abzuwickeln. Sie sorgt dafür, dass Mitarbeitende wissen, was erlaubt ist – und Unternehmen behalten die Kontrolle über Reiseausgaben und Prozesse.
Typische Inhalte einer Reiserichtlinie
- Genehmigungsprozess: Wer darf reisen, wann und unter welchen Voraussetzungen?
- Buchungsvorgaben: Festlegung von bevorzugten Buchungsportalen, Reisebüros oder Reisezeiten.
- Reiseklassen: Regelungen zu Flug-, Bahn- oder Hotelkategorien je nach Hierarchieebene oder Reisedauer.
- Kostenübernahme: Welche Ausgaben sind erstattungsfähig (z. B. Verpflegung, Taxi, Trinkgelder)?
- Abrechnung und Belege: Fristen, Formvorgaben und digitale Tools für die Reisekostenabrechnung.
- Verhaltensrichtlinien: Umgang mit Sicherheit, Nachhaltigkeit, Compliance-Vorgaben (z. B. Anti-Korruption).
Digitale Unterstützung
Moderne Unternehmen setzen zunehmend auf digitale Reisemanagement-Systeme, die Reiserichtlinien automatisiert umsetzen und Reisende durch den Prozess führen – von der Planung bis zur Abrechnung.
Konkrete Praxisbeispiele
Universität Stuttgart
Die Reiserichtlinie der Universität Stuttgart legt detaillierte Verfahren für die Genehmigung und Abrechnung von Dienstreisen fest. Sie betont die Notwendigkeit schriftlicher Genehmigungen und behandelt Aspekte wie Versicherungsschutz und Kostenerstattung.
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DESAG Holding (Deutsche Eisenbahn Service AG)
Die Reiserichtlinie der DESAG Holding definiert klare Prozesse für die Planung, Genehmigung und Abrechnung von Geschäftsreisen. Sie legt Wert auf Kosteneffizienz und transparente Abläufe.
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