Ein Dienstreiseantrag ist die formale Beantragung einer beruflich veranlassten Reise durch eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter bei der zuständigen Stelle im Unternehmen – in der Regel der Personalabteilung, dem Vorgesetzten oder der Reisestelle. Der Antrag dient der Genehmigung, Planung und späteren Abrechnung der Dienstreise.
Zweck und Bedeutung
Der Dienstreiseantrag stellt sicher, dass:
- die Notwendigkeit der Reise geprüft und genehmigt ist,
- die Kosten im Budget berücksichtigt werden,
- versicherungsrechtliche Aspekte geregelt sind (z. B. Unfall- oder Auslandskrankenversicherung),
- alle internen Richtlinien zur Reisetätigkeit eingehalten werden.
Ohne einen genehmigten Antrag kann es zu Problemen bei der Spesenabrechnung oder im Schadensfall kommen.
Inhalt eines Dienstreiseantrags
Ein vollständiger Dienstreiseantrag enthält typischerweise folgende Angaben:
- Reisezweck (z. B. Kundentermin, Schulung, Messe)
- Reiseziel(e) und Zeitraum
- Reisende Person(en)
- Transportmittel (z. B. Bahn, Flug, Firmenwagen)
- Unterkunft (z. B. Hotelvorschlag)
- Kostenabschätzung (Reisekosten, Spesen, Nebenkosten)
- Kostenstelle bzw. Projektzuordnung
- Genehmigende Instanz (z. B. Abteilungsleiter, Projektverantwortliche)
Genehmigungsverfahren
Die Beantragung erfolgt je nach Unternehmen:
- schriftlich (Papierformular),
- digital über ein Intranet-Tool oder ein Reisekostenmanagement-System,
- teilweise automatisiert bei vordefinierten Reisen oder häufigen Standardreisen.
Viele Unternehmen legen in einer Reiserichtlinie genau fest, wie der Dienstreiseantrag gestellt werden muss und welche Genehmigungsschritte erforderlich sind.
Tipp!
Der Antrag sollte rechtzeitig vor Reisebeginn eingereicht werden – insbesondere bei Auslandsreisen oder höheren Kosten. So bleibt genug Zeit für Planung, Genehmigung und mögliche Buchungsvorgaben (z. B. Frühbuchertarife oder bevorzugte Reiseanbieter).