Dienstreise und Arbeitszeit: Was zählt – und was nicht?

Dienstreisen gehören in vielen Unternehmen zum Arbeitsalltag. Doch immer wieder stellt sich die Frage: Zählt die Zeit auf der Dienstreise eigentlich als Arbeitszeit? Besonders relevant wird das Thema, wenn Reisen außerhalb der üblichen Arbeitszeit stattfinden oder Übernachtungen und Wochenendtermine dazugehören.

Was ist eine Dienstreise – und was bedeutet Arbeitszeit?

Eine Dienstreise liegt vor, wenn Sie Ihre Arbeitsstätte verlassen, um berufliche Aufgaben an einem anderen Ort zu erledigen – etwa für ein Meeting, eine Schulung oder einen Kundenbesuch. Es handelt sich also um eine vorübergehende Auswärtstätigkeit im Auftrag des Arbeitgebers.

Die Arbeitszeit ist im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) geregelt. Sie umfasst die Zeit vom Beginn bis zum Ende der Arbeit, ausgenommen Pausen. In der Regel darf sie maximal acht Stunden pro Tag betragen, kann aber auf bis zu zehn Stunden verlängert werden, wenn der Durchschnitt über sechs Monate acht Stunden nicht überschreitet.

Nicht verwechselt werden darf die Dienstreise mit dem täglichen Arbeitsweg – also der Fahrt von der Wohnung zur Arbeitsstätte. Dieser zählt grundsätzlich nicht zur Arbeitszeit.

Gesetzliche Grundlagen und Rechtsprechung

Die rechtlichen Regelungen finden sich vor allem im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) und in der EU-Arbeitszeitrichtlinie. Daneben spielen Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen oder individuelle Arbeitsverträge eine große Rolle – sie können ergänzende oder abweichende Bestimmungen enthalten.

Die Gerichte haben mehrfach entschieden, dass nicht jede Reisezeit automatisch Arbeitszeit ist. Maßgeblich ist, ob der Arbeitnehmer während der Reise tatsächlich arbeitet oder nicht. Entscheidend ist also der Grad der Beanspruchung.

Ein Beispiel: Wer während der Fahrt mit dem Laptop arbeitet oder Telefonate führt, ist klar im Arbeitsmodus – das zählt zur Arbeitszeit. Wer hingegen als Beifahrer im Zug sitzt und liest oder Musik hört, befindet sich in einer passiven Reisephase, die nicht zwingend vergütet werden muss.

Wann zählt Reisezeit als Arbeitszeit?

Die Beurteilung hängt von mehreren Faktoren ab:

1. Reisezeit während der regulären Arbeitszeit

Wenn die Dienstreise innerhalb der normalen Arbeitszeit erfolgt (z. B. zwischen 9 und 17 Uhr), wird sie in der Regel vollständig als Arbeitszeit gewertet.

2. Reisezeit außerhalb der Arbeitszeit

Hier kommt es auf die Umstände an:

• Aktive Tätigkeit (z. B. selbst Auto fahren oder im Zug arbeiten) → zählt als Arbeitszeit.
• Passive Mitfahrt ohne Arbeitsleistung → gilt meist nicht als Arbeitszeit, es sei denn, der Arbeitgeber hat die Reisezeit ausdrücklich angeordnet.

3. Verkehrsmittel

• Auto: Wer selbst fährt, arbeitet aktiv – volle Anrechnung als Arbeitszeit.
• Zug oder Flugzeug: Wer währenddessen arbeitet (z. B. Mails schreibt, Präsentationen vorbereitet), kann die Zeit als Arbeitszeit geltend machen.
• Mitfahrer ohne Arbeitsaufgaben: Nur dann Arbeitszeit, wenn die Teilnahme an der Reise angeordnet ist oder die Tätigkeit keine andere Wahl lässt.

4. Außendienst und mobile Tätigkeiten

Bei Beschäftigten im Außendienst, die ohnehin unterwegs arbeiten, gilt der gesamte Arbeitstag meist als Arbeitszeit. Hier ist die Abgrenzung oft fließend.

Was gilt vor Ort – und in Pausen oder Übernachtungen?

Die Arbeitszeit am Zielort, etwa für Besprechungen, Vorträge oder Installationen, zählt selbstverständlich als Arbeitszeit.

Pausen, Erholungszeiten oder Freizeit während der Reise (z. B. Wartezeiten ohne Arbeitsauftrag, Abendessen mit Kollegen) zählen dagegen in der Regel nicht zur Arbeitszeit.

Auch eine Übernachtung auf der Dienstreise ist keine Arbeitszeit, es sei denn, der Mitarbeitende steht währenddessen tatsächlich im Dienst – etwa bei Rufbereitschaft oder Sicherheitsaufgaben.

Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten

Auch auf Dienstreisen gelten die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes.
Das bedeutet:

• Maximal 8 Stunden täglich, ausnahmsweise bis 10 Stunden.
• Nach jedem Arbeitstag muss eine ununterbrochene Ruhezeit von 11 Stunden gewährleistet sein.

In der Praxis ist es daher wichtig, Reise- und Arbeitszeiten so zu planen, dass die gesetzlichen Ruhezeiten eingehalten werden. Arbeitgeber sind verpflichtet, hier auf die Einhaltung zu achten.

Vergütung: Müssen Reisezeiten bezahlt werden?

Ob Reisezeiten vergütet werden, hängt von den Vereinbarungen im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag ab.

Grundsätzlich gilt:

• Reisezeiten, die als Arbeitszeit zählen, müssen vergütet werden.
• Passive Reisezeiten (z. B. Mitfahrt ohne Tätigkeit) müssen nicht zwingend bezahlt werden – außer der Arbeitgeber schreibt dies vor oder es besteht eine betriebliche Übung.

Viele Unternehmen regeln dies klar in ihren Reiserichtlinien: etwa, dass Reisezeiten zur Hälfte vergütet oder als Freizeitausgleich angerechnet werden. Eine transparente Regelung beugt Konflikten vor.

Praxis-Tipps für Unternehmen und Mitarbeitende

Häufige Fragen (FAQ)